presupuesto organizador de bodas

Analizaremos punto de partida, estructura y aspectos a tener en cuenta.

Uno de los planteamientos que más dolores de cabeza nos causa a los Wedding Planner suele ser la presentación del presupuesto a los novios

En este artículo, trataremos de concretar el punto de partida desde el que debemos comenzar a elaborarlo, qué elementos son esenciales incluir en el mismo y cuáles son los aspectos fundamentales para cumplir como un buen Wedding Planner a este respecto. 

Punto de partida

Antes de comenzar a elaborar un presupuesto nupcial, debemos tener en cuenta tres puntos clave

  1. Presupuesto máximo con el que contamos. 
  2. Concreción de los servicios que incluirá el presupuesto. 
  3. Preferencias de los novios. 

En la primera entrevista con los novios, resulta una obviedad el establecimiento del límite económico con el que contaremos para organizar la boda, pero, muy a menudo, nos centramos únicamente en este aspecto y desatendemos las preferencias de estos de cara a la inversión que realizan en dicho presupuesto.  

Esto es, una vez que tenemos fijada la cantidad tope, debemos conocer cuánto de importante es para la pareja cada uno de los aspectos que se incluirán en el presupuesto. De este modo, si tenemos un límite de 50.000€ y para los novios es más importante la fotografía que el catering, deberemos ajustar al presupuesto y priorizar, optando por un servicio de catering más económico y un proveedor de fotografía de alta calidad. 

Catering
20.000€
30.000€
18.000€

Fotografía
3.000€
1.500€
3.800€

Suponiendo que los precios estuvieran relacionados con la calidad, las opciones escogidas serían las resaltadas en negrita.

¿Qué incluye el presupuesto?

Aunque como Wedding Planners conozcamos, aproximadamente, el porcentaje que suele ir destinado a cada apartado del presupuesto total, es importante que, tal y como indicábamos en el apartado anterior, informemos a los novios de que estos porcentajes estándar pueden variar en función de sus preferencias.  

Generalmente, la distribución que suele hacerse es la siguiente: 

  • 50% para la recepción y el catering 
  • 10% para la música 
  • 10% para la decoración 
  • 10% para la fotografía y el vídeo 
  • 10% en indumentaria y belleza 
  • 10% restante en otros gastos como, por ejemplo, transporte 

Profundizando en los diferentes apartados que podría incluir un presupuesto, debemos tener en cuenta que cuanto mayor sea nuestra oferta, más completo será nuestro servicio, por lo que, a continuación, se presenta un pequeño esquema de todos los aspectos que podemos abordar para atender por completo las necesidades de nuestros clientes. 

  1. Decoración y ornamentación
    1. Alquiler de mobiliario para diferentes espacios.
      1. Bienvenida
      2. Beauty corner
      3. Photocall
      4. Candy bar
      5. Seatting plan
      6. Cuidado del aseo
    2. Globos
    3. Pizarras
    4. Flores
    5. Material de papelería
  2. Transporte
    1. Novios
    2. Invitados
  3. Alquiler del lugar de la celebración
  4. Banquete/Catering
  5. Fotografía
    1. Photocall
    2. Fotomatón
    3. Reportaje novios
  6. Vídeo
  7. Imprenta
    1. Invitaciones
    2. Meseros
    3. Minutas
  8. Web de boda
  9. Detalles para los invitados
  10. Regalos madrina y padrino
  11. Música
    1. Servicio de DJ
    2. Megafonía
    3. Grupos en directo
  12. Animación infantil
  13. Alianzas
  14. Maquillaje y peluquería
  15. Indumentaria de los novios
  16. Damas de honor y cortejo
    1. Vestidos
    2. Regalos
  17. Ceremonia
    1. Reserva del espacio
    2. Gestión documental
  18. Viaje de novios
  19. Honorarios del Wedding Planner
¡Fórmate como Wedding Planner!

Aspectos a tener en cuenta

Después de analizar los diferentes servicios que podemos ofrecer, detallaremos algunos tips que, como Wedding Planners, debemos tener en cuenta a la hora de tratar con nuestros clientes.

Inmediatez del presupuesto inicial

Siempre podremos ajustarlo o corregirlo posteriormente, pero es importante no demorarnos mucho en la elaboración del presupuesto inicial por tres motivos: 

  • No debe haber nada más importante que atender las necesidades de nuestros novios y, a pesar de que solo sean posibles clientes, atendiéndoles en el menor tiempo posible, les estamos dando una muestra de ello. 
  • Denota profesionalidad y dominio de nuestro trabajo. 
  • Se pueden perder clientes potenciales por excesiva demora en la presentación de las condiciones presupuestarias iniciales. 

Calendario de pagos

Es nuestra labor organizar y dar a conocer a nuestros clientes la cadencia de pagos: 

  • Fechas de pagos con anticipos 
  • Cantidades finales 
  • Relación de pagos para tener presente cuánto han gastado y cuánto les falta por gastar 

Horas de trabajo

En el caso de que nuestros honorarios vayan en función de las horas de trabajo realizadas, es importante que contabilicemos con antelación y cautela las horas que nos va a suponer la organización de cada boda, ya que no todas son iguales ni requieren la misma inversión temporal.  

Si cometemos un error de estimación, nos arriesgamos a perder nuestro margen, invirtiendo más tiempo del presupuestado, o a que los novios se sientan molestos por no haber llegado al mínimo establecido. 

En cualquier caso, establecer nuestros honorarios en función de las horas de trabajo es un aspecto que podremos abordar en futuros artículos.  

El IVA

En cuanto al IVA, es necesario establecer dos puntos clave

  • No debemos asumirlo en las cantidades iniciales que presentamos en nuestro presupuesto. 
  • Debemos calcular el precio total, indicando el %IVA de cada servicio. 

De esta forma, garantizamos que, si el IVA sube o baja, el presupuesto se verá alterado por este motivo, y no otro. 

La redacción

La redacción de nuestro presupuesto es nuestra carta de presentación, y una redacción clara y bien presentada, aporta la seguridad y el estilo que queremos transmitir al cliente. 

Amplio rango de posibilidades 

Por último, destacar que cuanto más amplia sea nuestra oferta de proveedores, más rangos de precios podremos ofrecer y, por tanto, más posibilidades tendremos de confeccionar presupuestos que se ajusten a todos los bolsillos

Realizado por: Marta Calderón Cholbi
Tutora de formación en Audiolís. Especialista en Administración.

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