La digitalización en las empresas ha llegado para quedarse. Es algo que ya estaba sonando mucho en el entorno profesional desde hace años, pero la pandemia y toda la reestructuración de millones de empresas ha hecho que éstas tengan que recurrir a herramientas y métodos nuevos para poder comunicarse con sus clientes, para mantener el servicio a pleno rendimiento o mejorar soluciones que ya estaban medio obsoletas.
¿Por qué necesita tu empresa la firma digital?
Si estás leyendo esto, párate un momento y mira a tu alrededor. ¿Ves estanterías llenas de papel, carpetas, archivadores, sin apenas espacio físico para poder almacenar más documentación? Si todas las respuestas son “sí”, es un indicador de que necesitas comenzar a replantearte nuevos modelos de trabajo y de comunicación con los clientes (externos o internos).
Decimos que es solo un indicador porque la digitalización no es solo pasar el papel a digital y guardarlo en una carpeta en la nube. Es mucho más. Es el poder que te ofrece de contar con datos, estadísticas, análisis de los procesos de cada evolución y de cada cliente de forma detallada, de ahorrar tiempo, de ahorrar dinero. En definitiva, la clave está en sacarle todo el partido a las herramientas innovadoras y amoldarlas a los procesos de negocio de la compañía.
La digitalización en el entorno empresarial
Esto es, al fin y al cabo, lo que nos pasó en Audiolís. En 2017, decidimos parar, analizar y elaborar un Plan para la Transformación Digital de la compañía con tres claros objetivos:
- Identificar posibles puntos de innovación.
- Poner al cliente en el centro de la transformación.
- Definir mejoras en los procesos para optimizar recursos.
No podemos desvelar cuáles han sido, paso a paso, las claves de nuestra Transformación, pero sí es evidente que nuestra filosofía pasó a ser de “cero papel”, comunicaciones vía email (sin correo postal de por medio), desarrollo de una zona privada donde poder interactuar y compartir documentación con nuestros clientes, así como otros dos grandes hitos como motor de nuestro negocio:
- La implantación de un CRM para conocer y comunicarnos mejor con nuestros clientes.
- La implantación de la firma digital: Una herramienta facilitadora que permite al cliente la firma de documentación con validez en cualquier organismo público sin tener que desplazarse. El proceso habitual de una firma de documentos con varias partes implicadas, en el que había idas y venidas y de correos, impresiones, escaneos, etc, queda simplificado en un “Envía + Firma + Gestiona desde tu CRM o back end”.
¿En qué consiste la firma digital o electrónica?
La firma digital es un método de autentificación y verificación de identidad que relaciona los datos de un documento con una determinada persona física o jurídica. Esta firma es el resultado de una operación criptográfica que permite identificar a la persona que ha firmado el documento. Esto solo puede emitirse desde una entidad de certificación digital acreditada.
Es importante a la hora de implantar estos servicios que nos permita contar con todas las garantías legales y jurídicas de la normativa eIDAS para contar siempre con el nivel más alto de protección ante la utilización de este servicio. Hoy en día, para poder trasladar todas las gestiones en papel al mundo digital, las empresas necesitan un entorno en el que poder llevarlas a cabo con la misma seguridad y las mismas garantías jurídicas que en el mundo analógico.
Ofrecer este entorno de confianza para que empresas y consumidores puedan relacionarse y realizar todo tipo de transacciones electrónicas es una de las prioridades de la Unión Europea.
Por este motivo, el 1 de julio de 2016 entró en vigor el Reglamento conocido como eIDAS, este reglamento a nivel europeo pretende simplificar y estandarizar los sistemas para llevar a cabo transacciones electrónicas en Europa, con el objetivo de crear un mercado digital único del que puedan beneficiarse ciudadanos, empresas o autoridades públicas.
¿Cuáles son las ventajas de contar con la firma digital?
Comenzamos a trabajar con Signaturit tras un análisis de las soluciones que ofrece el mercado para poder mejorar el envío de contratación en algunos de nuestras soluciones, como es el contrato de formación en alternancia, el registro retributivo o registro salarial obligatorio, o los planes de igualdad. La elección de esta herramienta para poner en marcha la firma electrónica cumplía con todas las garantías recogidas en el reglamento europeo y con una serie de ventajas:
- Respaldo legal de todas las transacciones.
- Seguridad tecnológica en los procesos de firma.
- Nos permite a través de un envío vía email obtener la firma biométrica desde cualquier dispositivo.
- No es necesario descargar ninguna app adicional.
- Permite que un documento sea firmado a la misma vez por varias personas que se encuentran en diferentes ubicaciones y evita que los participantes en la firma de un documento se tengan que encontrar en la misma ubicación física.
- Se simplifica el ciclo rápidamente y, por tanto, hay un ahorro de tiempo considetable.
- Permite continuar con la filosofía de “cero papel” al evitar la impresión del documento, el escaneo, el desplazamiento de los firmantes, etc.
El objetivo en Audiolís era conseguir esa digitalización, pero nos ha permitido mucho más: que nuestros clientes se vean beneficiados de los avances que la tecnología pone a su disposición y mejorar la experiencia del cliente. A día de hoy, la satisfacción inmediata del cliente, no tiene precio y es uno de los caballos ganadores para seguir siendo competitivos en un mercado tan cambiante.
Si quieres que te ayudemos en tu proceso de digitalización o a implantar tu firma digital, podemos ayudarte gracias a nuestra propia experiencia.
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