Es notorio que en España existe afición por los juegos de azar. Nos referimos tanto al que se practica en casinos, bingos, loterías y apuestas de todo tipo como al juego por Internet y los medios de comunicación. Pero parece que a muchas personas también les gusta apostar al juego de que su empresa no será objeto de una inspección. En esa apuesta ponen en riesgo su prestigio personal y profesional, su reputación digital y hasta su patrimonio.
Una apuesta que puede salir cara en una inspección
En ocasiones, conocemos a través de los medios de comunicación situaciones relacionadas con contabilidad en B, fondos para la formación continua, empleados en consultorías y servicios a “coste cero”, páginas web y comercio electrónico sin el menor o muy deficiente cumplimiento normativo. Aquellos que incurren en estas prácticas pueden llegar a autoengañarse al pensar que es algo que “hacen todos”. Claramente se “apuesta” a una lotería en la que se piensa que las probabilidades de acierto son muy bajas. Pero está claro que en todos los sorteos de cada día siempre salen números “premiados”.
Si la posibilidad de ser denunciado o inspeccionado estuviera determinada solamente por la probabilidad estadística, hasta se podría pensar que es muy baja. El hecho de que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) llame a su puerta con un requerimiento o una inspección puede ser una entre varios millones. Pero resulta que las probabilidades de ser “agraciado” con un “premio” viene directamente influido y condicionado por el contexto cercano e inmediato de la entidad.
Y es que hay múltiples actores que pueden crear problemas muy serios como son empleados descontentos o desleales, clientes insatisfechos, proveedores descontentos, competidores con ganas de crear problemas, policía, autoridades municipales, autonómicas, servicios autonómicos de salud, sindicatos, auditores de cuentas y auditores de norma ISO.
Posibles sanciones
Por tanto, queda en manos de terceros y de su albedrío, que una entidad pueda ser denunciada o inspeccionada. La probabilidad de que ocurra empieza a ser muy alta, con riesgos de:
– Sanciones, hasta 20.000.000€;
– Crisis de reputación en el mercado que puede ser incalculable, con un importante impacto en la cuenta de resultados;
– Crisis de reputación digital, lo mismo que el anterior;
– Costes de gestión de crisis muy altos, rondando los miles o decenas de miles de euros;
– Costes legales de procedimientos que pueden suponer miles de euros.
Impacto económico y reputacional
En nuestra opinión, el problema de una inspección no es solamente por el importe de la sanción, que lo es y mucho. También en la posible y muy probable pérdida de negocio por el impacto en la reputación mercantil, profesional y digital de la entidad.
Si nos ponemos en el caso de la inmensa mayoría de las pymes en España, una sanción de solamente 60.000€ podría acarrear el cierre de la empresa o pérdidas continuadas en varios ejercicios. A esto hay que sumar los costes asociados a la defensa en el procedimiento y gestión de la crisis.
Entonces, ¿por qué se sigue apostando por no hacer nada, o contratar a profesionales y consultoras inmorales que solo hacen el cumplimiento formal documental sin personalizar, o encargar consultorías “coste cero” cometiendo presuntamente varios delitos? ¿Nos gusta tanto jugar que no valoramos el riesgo de que nos “toque” el premio gordo?
Casos reales
Vamos a poner dos ejemplos, sobre los que hemos conocido y actuado directamente, de inspecciones que han terminado bien para quienes estaban profesionalmente asesorados, y han terminado mal para quienes no se habían tomado en serio el cumplimiento diligente de las normativas.
Caso 1
Se trata de una empresa de servicios en la que un empleado, incumpliendo el procedimiento de desechado de documentos, tiró un paquete de documentos al contenedor de papel en la vía pública. El contenedor fue volcado por los habituales depredadores y quedaron muchos documentos y fotos tiradas en la calle.
Un viandante denunció el hecho, se presentó la policía en el contenedor y al observar lo ocurrido recogió las fotos y denunció ante la Agencia Española de Protección de Datos. Esta inició un procedimiento de inspección dado lo obvio de los hechos, calificando la infracción como muy grave (posiblemente 300.000€ mínimo de sanción).
Durante el plazo de alegaciones se pudo evidenciar que los procedimientos internos habían sido vulnerados por el trabajador, el cual había sido informado fehacientemente. Además, se evidenciaron todas las medidas de seguridad que se aplicaban, los procedimientos internos para evitar las infracciones, etc. La AEPD cambió la calificación a grave (60.000€ mínimo de sanción).
En las siguientes alegaciones se siguió evidenciando la diligencia y voluntad de cumplimiento y se solicitó la aplicación de los atenuantes pertinentes para reducir la gravedad de la infracción. Así, se llegó a una propuesta de la AEPD de apercibimiento (sin sanción económica), en lo que el escrito final de alegaciones de la empresa se aceptó la sanción, incluyendo además las medidas adicionales a ser tomadas para evitar un nuevo caso. Entonces la AEPD envió la resolución definitiva del procedimiento sancionador quedando como archivo de actuaciones, es decir, exonerados totalmente.
¿Parece importante estar preparados para una inspección y estar asesorados profesionalmente? De 300.000 euros a cero hay toda una escala para pensar en ello.
Caso 2
Dos empresas firman un acuerdo de colaboración, una de ellas es titular de un recinto para espectáculos con socios-abonados. La otra empresa es una promotora de espectáculos, muy distintos y con recintos propios.
La segunda empresa, en virtud del acuerdo, solicita a la primera empresa enviar una comunicación a todos los abonados de la primera para la publicidad de un espectáculo de su propia programación y en recinto propio.
La primera empresa proporciona un listado de etiquetas postales a la segunda empresa para que pueda hacer los envíos de los folletos publicitarios. Estos se envían, y un abonado de la primera empresa, al recibir el folleto, denuncia ante la Agencia Española de Protección de Datos la recepción de publicidad a la que no había dado su consentimiento ni había sido informado por la primera empresa.
La Agencia Española de Protección de Datos abre un procedimiento sancionador por infracción muy grave a la primera empresa, con una posible sanción de 300.000€ mínimo. Además, se considera infracción grave para la segunda empresa con posible sanción de 60.000€ mínimo.
Durante el periodo de alegaciones, para la segunda empresa se pudieron aportar evidencias de diligencia y voluntad de cumplimiento, de ser un caso único y aislado. También se constató la puesta en marcha de procedimientos para evitar su repetición, así como la petición de aplicación de los baremos atenuantes para rebajar la calificación de la gravedad de la infracción.
El resultado fue que para la primera empresa, la AEPD confirmó la sanción de 300.000€. Para la segunda empresa, se aplicaron los atenuantes, y una sanción de solamente 6.000€ (54.000€ menos).
La importancia de estar bien asesorados
Tras este análisis, podemos concluir que es extremadamente importante un cumplimiento diligente de la normativa de la Inspección de Trabajo acumulando evidencias de voluntad de cumplimiento y estar asesorados por una empresa profesional, competente y con experiencia. Y es que la supervivencia de una empresa, puede depender de ello.
En este sentido, es fundamental mantenerse al día con las obligaciones de las empresas, que pueden variar en función del tamaño de su plantilla. Un ejemplo de esto es la obligatoriedad de implantar un plan de igualdad, que solo aplica a organizaciones con más de 50 trabajadores.
Otros artículos de interés
- Reglamento de la Inteligencia Artificial y la negociación colectiva
- Novedades de la Formación bonificada para empresas
- Cómo leer un BOE: consejos y herramientas
- Protocolo de acoso laboral es obligatorio en el entorno empresarial
- Contratar camareros en tu bar o restaurante, ¿qué opciones tienes?
