Posiblemente alguna vez hayas llegado a pensar que el correo electrónico en un invento del maligno. Si bien es cierto que es una herramienta imprescindible en el entorno laboral, también es verdad que en ocasiones nos colapsa de tal modo que es inevitable que influya en nuestra productividad diaria. Para ayudarte, con esta tarea, te contamos los secretos para mejorar la organización del correo electrónico.
Crecimiento exponencial del correo electrónico
El crecimiento del uso del correo electrónico en las organizaciones ha sido exponencial estos últimos años. Es una herramienta fundamental para la comunicación y gestión de cualquier empresa. Sus beneficios son enormes en todo lo relacionado con la digitalización, la velocidad de respuesta o el seguimiento de los temas importantes.
En contraposición, la acumulación excesiva de mensajes en la bandeja de entrada puede ser un impedimento a la hora de gestionar de forma eficiente la prioridad. Sin una buena organización, puede ocurrir que se pierdan mensajes importantes que por su urgencia requieran ser atendidos antes que otros.
Tips para mejorar tu cuenta
Pero, ¿podemos hacer algo para mejorar la gestión del correo electrónico? Aquí van algunas pautas:
1) Bandeja de entrada despejada.
2) Crear y gestionar carpetas.
3) Correo marcado como leído.
4) Nuestras amigas, las reglas de correo.
5) Categorizar correos.
6) ¿Has usado los pasos rápidos?.
7) No pasa nada por borrar.
8) Atentos al spam y al phishing.
Consejos prácticos
1) Bandeja de entrada despejada. Una regla fundamental para que sepamos lo que hemos hecho y lo que nos queda por gestionar, es mantener la bandeja de entrada despejada. Una buena forma de organizarse es mantener en la bandeja de entrada solo lo que nos quede por hacer o los correos en los que debamos actuar o responder de alguna forma. El resto, una vez leído o contestado, debemos llevarlo a nuestras carpetas de almacenamiento.
2) Crear y gestionar carpetas. Crear carpetas de correo por temáticas, por ejemplo, es un excelente modo para mantener a raya la bandeja de entrada. Podemos crear carpetas por temáticas diferentes que manejemos, por departamentos, por personas que nos escriben. En definitiva, disponer de estos almacenes a los que enviaremos los correos que estén en la carpeta de entrada una vez leídos o gestionados.
3) Marcar correos como no leídos para gestionar más tarde. Los gestores de correo nos ofrecen la posibilidad de marcar como no leídos los correos que queramos dejar para leer más tarde. Una opción para gestionar el correo es hacer una doble pasada. En la primera leemos en diagonal todos los correos pendientes para detectar las urgencias y ocuparnos de ellas. Podemos volver a marcar como no leídos aquellos de los que no vamos a ocuparnos en primera instancia. En una segunda pasada nos enfocamos a resolver los temas que habíamos dejado para más tarde.
4) Nuestras amigas, las reglas de correo. Hay muchos mensajes que son informaciones que no tenemos que leer en el momento: listas de correo, suscripciones a noticias de un tema, envíos genéricos… Para gestionar todo esto, podemos crear reglas de correo. Esto son automatismos que tienen los gestores de correo para ayudarnos a hacer tareas repetitivas. Por ejemplo, estamos suscritos a noticias que nos envían que no siempre tenemos tiempo de leer. Podemos crear una regla de correo que mueva ese correo a una carpeta en concreto y lo quite de la bandeja de entrada y, más tarde, puedo acceder a esa carpeta y leer todas las noticias. También puedo crear una regla para reenviar un correo a alguna dirección concreta si cumple un determinado patrón, como que venga de una persona o que tenga determinadas palabras en el asunto o el mensaje, por ejemplo.
5) Categorizar correos electrónicos, ¿jugamos a colorear?. Establecer categorías con colores es una forma de organizar nuestro correo más visualmente. Podemos crear categorías como por ejemplo: “Temas económicos” el amarillo, “Problemas técnicos” en burdeos, “Reportes de comercial” en verde, etc, y asociarles un color a cada uno. Una vez hecho esto, podemos, o bien nosotros mismos asignar una categoría a un correo, o bien, establecer patrones para que el gestor de correo los identifique. Por ejemplo, si me escribe el asesor fiscal, que se asocie a la categoría “Temas económicos” y yo lo voy a ver marcado en amarillo en mi bandeja de entrada nada más entrar, con lo cual en una visual sabré que me ha escrito.
6) Pasos rápidos. Algunos gestores de correo van un pasito más allá en la automatización y permiten crear los llamados “Pasos rápidos”. Son acciones que pueden desencadenarse pulsando un solo botón. Permiten crear llamadas personalizadas en la cinta de opciones de los correos que nos hacen tareas hiper rápidas: mover a una carpeta, categorizar un correo, reenviarlo a alguien o programar una reunión. Nosotros mismos nos lo confeccionamos para que tenga el nombre que deseemos y esté a mano en la barra de herramientas. Así, cuando por ejemplo llega un correo de mi jefa, me programo un paso rápido que le responda: No te preocupes, que me pongo con esto.
7) Ese miedo a borrar. Todo es finito, no hay nada que crezca siempre y, el tamaño de nuestro correo si lo hace. Podemos programar limpiezas de vez en cuando, que vacíe la papelera, que archive correos o que elimine de una fecha hacía atrás.
8) Spam y phishing. Nuestra dirección de correo es algo muy codiciado y vulnerable. Está almacenada en cualquier formulario en el que hemos pedido información, en cualquiera de nuestros clientes o proveedores o en nuestras redes sociales. Por todo esto, si alguno de todos estos lugares es vulnerado, estas direcciones se extienden por internet sin control. Cuando nos llegan spam o phishing es por estas causas.
Para el spam, hay que procurar identificarlo y ayudar a nuestro sistema a detectarlo, si un correo lo marcamos como spam, la próxima vez que nos llegue algo desde esa dirección, no lo veremos en la bandeja de entrada, sino que lo llevará directamente al correo spam.
En cuanto al phishing, aquí hay mucho de pararse, pensar y usar el sentido común. No es normal que Tráfico (DGT) nos escriba a la dirección del trabajo notificándonos una multa. Tampoco es normal que Correos me diga que ha llegado un paquete para mi si yo no he comprado nada por internet. Hay que fijarse en los remitentes del mensaje, cual es la dirección que nos lo envía, no el nombre, la dirección concreta. Si miramos esto en el mensaje y viene de fulanito@sutanito.com, por mucho que diga que es de Correos, no es de Correos¡¡¡
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